Accreditation Form
34th European Film Awards
Berlin
PLEASE NOTE:
Accreditation to the European Film Awards is limited to people who have been fully vaccinated against Covid-19 or who have recovered after a Covid-19 infection – provided they do not show typical Covid-19 symptoms.
A proof of vaccination or recovery must be digitally verifiable with an EU Digital COVID Certificate – printed QR codes are also digitally verifiable.
The mask requirement and the requirement to maintain a minimum distance will then no longer apply indoors.
For more detailed and up-to-date information on traveling to Germany, as well as a current list of risk areas, please visit the web pages of the Federal Foreign Office of Germany.
English
Privacy Policy
At the European Film Academy, we take protecting your privacy and the personal data you provide us very seriously. We therefore attach great importance to ensuring that your data is secure and that data processing complies with applicable data protection regulations, in particular the General Data Protection Regulation (“GDPR”) and the Federal Data Protection Act (BDSG).
Furthermore, we implement technical and organisational measures to ensure that your data is optimally protected against unauthorised access by third parties.
https://www.europeanfilmacademy.org/ as well as the processing of personal data in connection with the registration procedure and participation in our events.
I. General information
1. Operator and company data protection officer
The controller within the meaning the General Data Protection Regulation (“GDPR”) and other data protection laws of the Member States of the EU and other data protection-related regulations is:
European Film Academy e.V.
Stralauer Allee 2A, 10245 Berlin
+49 (0) 30 887 167 0
contact@europeanfilmacademy.org
The data protection officer of the website-operator referred to above is Rainer Pyls. He may be contacted using the contact details provided above as well as at privacy(at)europeanfilmacademy.org.
Below, we will provide you with information about the collection and processing of your personal data regarding your use of our website, the registration process and the participation in our events. Personal data comprise individual details about personal or factual circumstances of an identified or identifiable natural person, e.g. name, postal address, e-mail addresses, IP addresses, user behaviour, etc.
2. Scope of personal data processing
We collect and process personal data of our users only as far as this is necessary for the provision of a functional website and our contents and offers and as described below, for the registration procedure and the participation in our events.
3. Legal basis for data processing
The processing of personal data is only lawful if there is a legal basis for the processing. Without limitation, the legal basis for processing pursuant to Art. 6(1)(a)-(f) GDPR may include:
- Consent pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR. Consent means any freely given, specific, informed and unambiguous indication of the affected person’s wishes by which they, by a statement or by a clear affirmative action, signifies agreement to the processing of personal data relating to them.
- Necessity to fulfil the contract or to carry out preparatory measures in accordance with Art. 6(1)(b) GDPR, i.e. the processing of your data is necessary so that we can fulfil legitimate contractual obligations in relation to you or to prepare the conclusion of a contract with you.
- Processing for the fulfilment of legal obligations pursuant to Art. 6(1)(c) GDPR, i.e. the processing of data is prescribed by law or other regulations, for example.
- Processing for the protection of the affected person’s vital interests in accordance with Art. 6(1)(d) GDPR.
- Processing for the protection of legitimate interests in accordance with Art. 6(1)(f) GDPR, i.e. processing is necessary for the purposes of our legitimate interests or those of a third party, except where such interests are overridden by your interests or fundamental rights and freedoms which require protection of personal data, in particular where the affected person is a child.
4. Rights of affected persons
You are entitled to the following rights with regard to data collection and processing by us in accordance with the articles of the General Data Protection Regulation listed in each case:
- Right to information pursuant to Art. 15 GPDR
- Right to rectification in accordance with Art. 16 GPDR
- Right to erasure (“right to be forgotten”) in accordance with Art. 17 GPDR
- Right to restriction of processing in accordance with Art. 18 GDPR
- Right to data portability in accordance with Art. 20 GDPR
- Right to object in accordance with Art. 21 GPDR
Without prejudice to any other administrative or judicial remedy, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence, place of work or place of the alleged infringement if you consider that the processing of personal data relating to you infringes your rights to privacy pursuant to the GDPR.
5. Data erasure and storage period
The personal data of the affected person will be blocked or deleted as soon as the purpose for retaining such data ceases to apply. Notwithstanding the generality of the foregoing, data may be stored if required by Union or Member State law to which we are subject. Data will also be blocked or deleted if a retention period prescribed by the aforementioned laws and regulations expires, unless there is a need for further storage of the data for the conclusion or fulfilment of a contract.
II. Data processing
1. Data collection when visiting the website
Every time you visit our website, our system automatically collects data and information from the computer system of the computer from which access is made:
a. Scope of data processing
When you visit our website, our web server collects and stores the following data:
- Information about the browser type and version used
- URL accessed
- The user’s operating system
- The user’s Internet Service Provider
- The user’s IP address
- Date and time of the access
- The websites from which the user’s system accesses our website
- The websites accessed by the user’s system via our website
The data is also stored in the log files on our system. This data is not stored together with other personal data of the user.
This data is stored on rented servers at Hetzner Online GmbH, which are maintained on our behalf by the meap GmbH. The servers are located within the European Union.
b. Legal basis
The legal basis for processing this data is Art. 6 (1) (f) GDPR.
The legitimate interest within the meaning of Art. 6(1)(f) GDPR comprises our interest in the functionality of our website and its availability.
c. Purpose of data processing
Temporary storage of IP address by the system is necessary to enable delivery of the website to the user’s computer. The user’s IP address must remain stored for the duration of the session for this purpose.
The data are stored in order to ensure the website’s functionality. In addition, the data aids us in optimizing the website and ensuring the security of our information technology systems. No analysis of this data is conducted for marketing purposes in this context.
d. Storage period
The log files are deleted after seven days, unless it is necessary to keep the data for the aforementioned purpose in light of specific events.
Storage for longer periods is possible. In this case, the IP addresses of the users will be deleted or altered so that it is no longer possible to assign them to a specific user.
e. Options for objection and deletion
The collection of data for the provision of the website and storage of data in log files is absolutely necessary for the operation of the website. Consequently, the user has no right of objection.
2. Membership account, Registration and Participation in Events
a. Scope of data processing
As a member of the European Film Academy e.V. you have access to the password-protected members’ area of our website. To access this area, you must log in with your e-mail address and your personal password.
In the members’ area, you can take part in board and presidential as well as film votes (nomination and prize-winner votes), in votes on amendments to the statutes and in application procedures for the board. You can register there to take part in the European Film Awards ceremony. You have the possibility to view your membership fee account, including your membership fee invoices.
In the members’ area we also offer you access to your personal member profile, in which your personal data from the registration form for membership is stored: First name and last name, membership category, country for voting. You have the option of adding the following information to your personal data in your personal member profile: Title, e-mail address, telephone number, postal address. Optionally you can upload a profile picture of yourself and enter the following data: Biography or filmography. You can also specify whether your member profile can only be viewed by members who are logged in or in the public area of the website. If you opt for your profile to be viewed in the public area of the website, your member profile will be displayed in a changing preview window under the heading “Join the community …” and can be viewed in detail by the users of our website there and under the menu item “European Film Academy” under the heading “Members”.
We use your e-mail address as part of a member e-mail distribution list, for sending invitations to general assemblies, for participation in various online elections (board elections, presidential elections, film votes), for votes on amendments to the articles of association or other items of decision as well as for invitations to the European Film Awards and for invitations to apply for board positions. We also use your e-mail address for sending general member information and the newsletter (eNews).
Member e-mails and the newsletter are sent via a server rented from Hetzner Online GmbH, which is maintained by systematrix Service UG (limited liability) on our behalf. The server is located within the European Union. Your personal data will not be processed by Hetzner Online GmbH or systematrix Service UG (limited liability).
If you have forgotten your personal password, we offer you the possibility to reset your password by entering your membership number or your e-mail address stored in the member profile. When using this function, we will send you, to the e-mail address stored in your member profile, a link to the section of the members’ area where you can create your personal password.
b. Legal basis
The processing of your personal data of your member account, the registration and participation in events is generally based on the necessity to fulfil a contract in accordance with Article 6(1)(b) GDPR. The contractual relationships comprise primarily the membership relationship with the association and participation in elections, votes, applications and events.
If personal data is collected without the processing being necessary for the fulfilment of the contract, the processing shall be based on consent in accordance with Art. 6(1)(a) in conjunction with Art. 7 GDPR or based on our legitimate interest in accordance with Art. 6(1)(f) GDPR.
c. Purpose of data processing
Personal data is processed for the carrying on of the membership relationship, your registration or participation in events. We use your e-mail address to contact you electronically for information purposes. Especially for invitations to general assemblies, for participation in various online elections (board elections, presidential elections, film votes), for votes on amendments to the statutes or other subjects for decision as well as for invitations and for registration for the European Film Awards and for invitations to apply for board positions.
d. Storage period
Subject to any applicable legal retention periods, your data will be stored only until you delete it from your personal member profile or as long as this is necessary to achieve the purpose of the processing. You can also completely delete your personal member profile at any time.
e. Options for objection and deletion
The user can delete a personal member profile created by them at any time, or may revoke their consent to the processing of stored personal data or to object to further use. An objection or revocation of consent automatically leads to a deletion of the personal member profile and all data stored in it.
3. Newsletter
a. Scope of data processing
You may subscribe to a free newsletter (eNews) on our website with which we inform you once or twice a month on average during the year about the European Film Awards, the various activities, projects and further training activities of the European Film Academy. In addition, the eNews discuss current social and film policy issues. When subscribing to the newsletter, the data from the registration form will be transmitted to us. In addition, the date and time of registration for the newsletter and the IP address used will be stored. As part of the double opt-in confirmation process for your newsletter subscription, the date and time at which you click the confirmation link for the newsletter subscription and the IP address used will also be stored.
The newsletter (eNews) is sent to your e-mail address via a server rented from Hetzner Online GmbH, which is maintained by systematrix Service UG (limited liability) on our behalf. The server is located within the European Union. Your personal data will not be processed by Hetzner Online GmbH or systematrix Service UG (limited liability).
b. Legal basis
The legal basis for processing the data when registering for the newsletter is the consent provided during the registration process pursuant to Art. 6(1)(a) GDPR.
c. Purpose of data processing
The purpose of storing e-mail addresses is to permit contact by electronic means for information purposes. The date and IP address of the registration as well as the confirmation of the registration are recorded in order to document consent to receiving the newsletter in a conclusive manner and to prevent misuse.
The information is shared with the service provider for the purpose of sending the newsletter in bulk.
d. Storage period
If you have expressly consented to receiving the newsletter, we will only delete or block the e-mail address for newsletter mailing after you have revoked your consent. The data collected in connection with the confirmation of the newsletter subscription will be stored for the same period of time.
e. Options for objection and deletion
You can revoke your consent to the use of your e-mail address for receiving our newsletter at any time, and without giving reasons, with effect for the future. You will not incur any costs other than fees charged by your telecommunications provider. You can either click on the link at the end of each newsletter or send your revocation to the mailing address stated at the beginning of this Privacy Policy or at newsletter@europeanfilmacademy.org. In the event of revocation by post or e-mail, erasure or blocking may take up to 5 working days; newsletters may still be sent during this period.
4. Contact page
a. Scope of data processing
Under the heading “Contact”, we offer the ability to contact via email link. In this case, the user’s personal data that is transmitted along with the email will be stored.
b. Legal basis
The legal basis for the processing of data transmitted in the course of sending us an e-mail is Art. 6(1)(f) GDPR. The legitimate interest within the meaning of Art. 6(1)(f) GDPR comprises our interest in responding to user inquiries.
c. Purpose of data processing
The purpose of data storage is making contact at the request of the website user.
d. Storage period
The data will be stored for as long as it is necessary to process the request or the subsequent conversation. Insofar as these represent commercial letters subject to retention obligations in accordance with commercial and tax law, they will also be stored for the applicable statutory retention period.
e. Options for objection and deletion
Users have the option at any time to revoke their consent to the processing of personal data or to object to the further use of such data. A user who has contacted us by e-mail may object to the storage of their personal data at any time. The data can only be erased if there is no legal retention obligation; in this case, however, the data will be blocked for any other use. In such cases, the conversation cannot be continued.
5. Recordings in the context of our events
a. Scope of data processing
Within the framework of European Film Academy events, we reserve the right to create, process and distribute photo, video and audio recordings of artists, visitors and the venue, unless objected to in individual cases. This will be pointed out in a suitable manner when registering for the event. The photographs are used in the form of articles and photo galleries on our websites, in newsletters and other publications. In addition, the image and sound recordings produced are also used to provide information about our events on the social media channels, in particular Facebook, Twitter, Instagram and YouTube. The image and sound recordings produced are also passed on to media representatives of newspapers, radio stations and online editorial offices for editorial reporting as part of our press work.
We can also make image and sound material available to the partner companies, sponsors, organisations or institutions involved in the respective event for individual post-event reporting and publicity.
b. Legal basis
The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. f) DSGVO. It is our legitimate interest to inform and draw attention to EVA events as part of our PR and public relations work.
c. Purpose of data processing
The image and sound recordings of artists, visitors and the venue are processed for PR and public relations purposes and to promote awareness of the films, filmmakers and events presented.
d. Duration of storage
We process and store the recordings only for the period of time necessary to achieve the purpose of the processing or as long as there is an obligation to store.
e. Possibility of objection and removal
The parties concerned may object to the use of the recordings. This can be addressed to the contact data given under point I. 1.
6. Use of cookies
a. General information about cookies
In addition to the aforementioned data, cookies are stored on your computer when you use our website. Cookies are small text files that are stored on your hard disk in association with the browser you are using and by which the body which sets the cookie receives certain information. Cookies cannot run programs or deliver viruses to your computer. They serve to make the website more user-friendly and efficient.
This website and our services use the following types of cookies, the scope and functionality of which are explained below:
- Transient cookies
- Persistent cookies
Transient cookies are automatically deleted when you close the browser. These include session cookies in particular. These store a so-called session ID with which various requests from your browser can be assigned to the common session. This allows your computer to be recognised when you return to our website. Session cookies are deleted when you log out or close the browser.
Persistent cookies are automatically deleted after a specified period which may differ depending on the cookie in question. You can delete the cookies at any time using your browser’s security settings.
You can configure your browser settings as desired and, for example, refuse to accept third-party cookies or all cookies. So-called “third party cookies” are cookies set by a third party, therefore, not by the actual website you are currently visiting. Please note that by deactivating cookies you may not be able to use all functions of this website.
7. Google Analytics
a. Scope of data processing
Our website uses Google Analytics, a web analysis service provided by Google Inc. (“Google”). This software collects information about how you use the website and uses it to generate various statistics. Without limitation, usage data collected includes the specific selection of links, the length of stay on individual pages and the sequence of use of the website as well as the frequency of page visits. This data is collected together with your IP address. The IP address provided by your browser as part of Google Analytics will not be combined with other data from Google.
Google Analytics uses “cookies” which are text files that are stored on your computer and enable to analyse how you use the website. As a rule, the information generated by the cookie about your use of the website will be transmitted to and stored by Google on servers in the United States. We have activated IP anonymisation on our homepage, i.e. Google will shorten your IP address within Member States of the European Union or in other states party to the Agreement on the European Economic Area before transmission to the United States.
Only in exceptional cases will the full IP address be transmitted to a Google server in the United States and shortened there. Google describes its data processing operations under the following link https://www.google.com/policies/privacy/.
b. Legal basis
The legal basis for processing personal data in connection with the use of the website is Art. 6 (1)(f) GDPR. The legitimate interest within the meaning of Art. 6(1)(f) GDPR comprises our interest in the customer-focused design of our website that both meets the needs of the users and takes their usage preferences into account. The legal basis for transferring data to Google is provided by Art. 28(3), Art. 45(3) GDPR. The service provider is certified under the Privacy Shield Framework and is therefore subject to the EU Commission’s Appropriateness Decision (Implementation Decision 2016/1250), i.e. the data protection level of the service provider is recognised as equivalent to the GDPR, although it is based in the United States.
c. Purpose of data processing
The intended purpose of the data processing is to aid in analysing this website and the usage behaviour of its visitors.
d. Storage period
The data is made anonymous immediately after collection. Personal data is therefore only collected in the context of the transmission and is not permanently stored.
e. Options for objection and erasure
You can prevent the storage of cookies, including the generation and transmission of data to Google, by restricting or prohibiting the use of cookies in your browser software. This may also result in the deactivation of cookies that are not related to Google and may impair your ability to use all of the functions of this website to their full extent.
You may prevent the collection of data generated by the cookie and related to your use (including your IP address) and its transmission to Google, as well as the processing of this data by Google, by downloading and installing the browser plug-in available under the following link: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de
8. SSL encryption
We use state-of-the-art encryption methods (e.g., SSL) via HTTPS to protect the security of your data during transmission.
PRIVACY POLICY FOR APPLICATIONS FOR A POSITION AT THE EUROPEAN FILM ACADEMY
1. Introduction
At the European Film Academy, we take the protection of personal data very seriously. We would therefore like to inform you about the data processing within the context of your application at the European Film Academy in accordance with Art. 13 and Art. 14 of the General Data Protection Regulation (GDPR).
2. Term definition
The data protection terms used in this Privacy Policy are defined in Art. 4 GDPR. The full text of the GDPR is available under the following link:
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=DE
3. Controller and data protection officer
The controller within the meaning of the GDPR and other data protection laws of the Member States of the EU and other data protection-related regulations is:
European Film Academy e. V.
Kurfürstendamm 225
10719 Berlin
Phone: +49 30 887 167 0
E-Mail: contact(at)europeanfilmacademy.org
The data protection officer of the controller referred to above is Mr. Rainer Pyls. He may be contacted using the contact details provided above as well as at privacy(at)europeanfilmacademy.org.
4. Purpose and scope of personal data processing
The personal data collected during the application procedure will be processed for the purpose of duly running the selection procedure with a view to recruiting a specific position at the European Film Academy. During this process we examine inter alia to what extent the applicants information corresponds to the requirement profile.
We process your personal data within the scope of your application, provided that you make them available to us. We ask you not to provide special categories of personal data in your application regarding e.g. racial or ethical origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, any data concerning health etc. pursuant to Art. 9 GDPR.
5. Legal basis for data processing
The processing of personal data with the purpose of establishing an employment relationship is based on Art. 88 para. 1 GDPR in conjunction with Section 26 para. 1 sent. 1, para. 8 sent. 2 of the German Federal Data Protection Act (BDSG). Pursuant to Section 26 para. 1 sent. 1 BDSG, personal data of potential em-ployees may be processed for employment-related purposes where necessary for hiring decisions.
6. Recipients or categories of recipients of the personal data
The recipients of the collected data are the persons within the European Film Academy who are in charge of processing the application procedure. Your data will in principle not be forwarded to external recipients. In exceptional cases we may transfer your personal data in case we are obliged by law to provide, report or transmit data or we pass on data to external service providers who act as processors on our behalf or perform services for us.
7. Storage period
We will store your data for the duration of the application process. The data collected during the application process will be stored for a maximum timeframe of six months in the event of a rejection of the applicant. The data will not be stored for possible later job offers. In case an employment relationship is entered into, the data is transferred to the personal file.
Longer storage periods may apply in case the data is necessary for the exercise or defense of legal claims before a public authority or in case of legal obligations to store the data. The data is stored for as long as necessary to fulfil these purposes.
8. Transfer to third countries
Your personal data will not be transferred to countries outside the EU or EEA or to international organisations.
9. Rights of affected persons
You are entitled to the following rights with regard to data collection and processing in accordance with the referenced articles of the GDPR:
- Right to information pursuant to Art. 15 GPDR
- Right to rectification in accordance with Art. 16 GPDR
- Right to erasure (“right to be forgotten”) in accordance with Art. 17 GPDR
- Right to restriction of processing in accordance with Art. 18 GDPR
- Right to data portability in accordance with Art. 20 GDPR
- Right to object in accordance with Art. 21 GPDR
Without prejudice to any other administrative or judicial remedy, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence, place of work or place of the alleged infringement if you consider the processing to infringe your rights to privacy pursuant to the GDPR.
10. Automated decision making
No automated decision making or profiling takes place.
11. Consequences of non-communication
If the aforementioned personal data is not made available, we cannot collect it. It may not be possible to achieve the described purposes. For example, your application for a specific position cannot be considered.
12. Consent with ConsentManager
Our website uses the ConsentManager consent technology to obtain your consent to the storage of certain cookies on your device or for the use of certain technologies and data protection legislation compliant documentation of the former. The party offering this technology is Jaohawi AB, Håltegelvägen 1b, 72348 Västerås, Sweden, website: https://www.consentmanager.de (hereinafter referred to as “ConsentManager”).
Whenever you visit our website, a connection to ConsentManager’s servers will be established to obtain your consent and other declarations regarding the use of cookies.
Moreover, ConsentManager shall store a cookie in your browser to be able to allocate your declaration(s) of consent or any revocations of the former. The data that are recorded in this manner shall be stored until you ask us to eradicate them, delete the ConsentManager cookie or until the purpose for archiving the data no longer exists. This shall be without prejudice to any mandatory legal retention periods.
ConsentManager uses cookies to obtain the declarations of consent mandated by law. The legal basis for the use of such cookies is Art. 6(1)(c) GDPR.
PRIVACY POLICY FOR THE EUROPEAN FILM ACADEMY MEMBERS SURVEY
This Privacy Notice was updated in April 2023
- Introduction
This is a description of how your personal data is collected and used when you as EFA registered member fill in the survey questionnaire provided by European Film Academy (“EFA”).
This Privacy Notice only describes the questionnaire related data processing and does not constitute as the full Privacy Policy for EFA. Please read the general Privacy Policy of EFA here for further information about personal data processing and principles in EFA.
The Controller of your personal data described in this Privacy Notice is European Film Academy e.V., Kurfürstendamm 225, 10719 Berlin, Germany, contact@europeanfilmacademy.org.
- How we receive the personal information?
The personal information we process is provided to us directly by you when you answer the questions in the questionnaire. The questions are pre-selected to follow the minimal data processing principle in order to fulfil the purpose of the survey. Some questions that are more sensitive in nature or are considered as special categories of data according to EU General Data Protection Regulation (GDPR) are voluntary and can be left unanswered. Such questions are marked accordingly. Please consider that in case you decide to provide answers to such voluntary questions, EFA will consider this as your consent to use this data in further processing related to this survey. You have always the right to withdraw your consent regarding the processing of special categories of data and request the deletion of such data if it stored in identifiable manner.
We will not use any of the collected personal data, either regular or special categories, for any further purposes other than the purpose of this survey, which is to provide anonymized and generalized results regarding the opinions and views of EFA members about EFA. No individual questionnaires will be published in any time.
When visiting our web-questionnaire, we collect certain device data using web-cookies which are small encrypted text files, located in browser directories. They are used to help website visitors to navigate efficiently on the websites and to perform certain functions. Use of our web-cookies are described in our general Privacy Policy Section 6.
- What kind of data is processed and why?
| Data | Purpose | Legal basis |
| EFA membership related data | Conducting the survey and collection of questionnaires | Performance of Contract |
| Questionnaire data (answers to questions) | Conducting the survey and collection of questionnaires | Performance of Contract |
| Questionnaire data that are provided on voluntary basis (answers to questions that can be left unanswered) | Conducting the survey and collection of questionnaires | Consent |
| IP address of the device, Device screen size, Device type (unique device identifiers), Browser information, Geographic location (country only) | Providing functioning website and questionnaire | Performance of Contract |
- Sharing your personal data
Any data you provide, or we collect will not be shared to others if not required by law or by contracts with our service-providers. Our employees and service-providers have access to personal data only to the extent necessary for the performance of their work duties.
Public authorities may request us to provide information that we process. If such request is legally binding, we may disclose requested data to authorities.
Use of service-providers
| Categories of Recipients | Reason for sharing |
| Web and communication service-providers | These service-providers include those we have hired to operate the technical infrastructure that we need to provide the website and assist in protecting and securing our systems. |
| Survey data processing related service-provider | Storytek OÜ, located in the territory of European Union. |
International transfers
Please be aware that data processed by us may be processed, stored, and used in the European Economic Area („EEA“) and also other jurisdictions if the services provided to us requires such transfer. We do our best to ensure that the transfer of your personal data is carried out in accordance with applicable privacy laws and, in particular, that appropriate contractual, technical, and organisational measures are in place (e.g., Standard Contractual Data Protection Clauses “SCC”).
- Ensuring the security of personal data
We have taken necessary technical and organizational security measures to protect your personal data against accidental or unlawful destruction, loss or alteration and against the unauthorized disclosure, abuse or other processing in violation of applicable law. Nevertheless, transmission via the internet is not completely secure and we cannot guarantee the full security of information about you.
- Retention and deletion of personal data
The storage period of personal data depends on the purpose of the processing of the data.
| Data | Purpose | Retention Time |
| EFA membership related data | Conducting the survey and collection of questionnaires | As long as the membership account is active |
| Questionnaire data (answers to questions) | Conducting the survey and collection of questionnaires | As long as the survey results are aggregated and anonymized |
| Questionnaire data that are provided on voluntary basis (answers to questions that can be left unanswered) | Conducting the survey and collection of questionnaires | Until withdrawal of consent or data anonymization |
| Device data processed through cookies | Providing functioning website and questionnaire | As long as the functional cookie is deleted from user device |
- Your rights and preferences
Under data protection law, you have rights including:
- Right to be informed and to access. You may get information regarding your personal data processed by us.
- Right to data portability. You have the right to receive your personal data from us in a structured, commonly used and machine-readable format and to independently transmit those data to a third party.
- Right to erasure. You have the right to have personal data we process about you erased from our systems if the personal data are no longer necessary for the related purposes.
- Right to object and restrict. You have the right to object to the processing of your personal data and restrict it in certain cases.
- Right to rectification. You have the right to make corrections to your personal data.
- Right to withdraw consent. When you have provided us consent to process your personal data, you may withdraw said consent at any time.
To exercise any of the abovementioned rights, please contact contact@europeanfilmacademy.org. We will respond to your requests within 30 days.
- Children’s data
We do not collect children’s personal data knowingly. When we need to process children’s personal data for any purpose, we will do it in accordance with the wishes of the parent or guardian or under an obligation arising from the law.
- Complaints
If you have questions or concerns about our use of your personal information, please feel free to contact our Data Protection Officer at privacy@europeanfilmacademy.org. Data Protection Officer function is appointed for monitoring the implementation of the personal data processing principles in EFA.
You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, in particular in the Member State of your habitual residence, place of work or place of the alleged infringement if you consider the processing to infringe your rights to privacy pursuant to the GDPR.
German
Datenschutzerklärung
Den Schutz Ihrer Privatsphäre und Ihrer persönlichen Daten nehmen wir, die European Film Academy, sehr ernst. Wir legen daher großen Wert darauf, dass Ihre Daten sicher sind und das bei der Datenverarbeitung die geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), eingehalten werden. Ferner stellen wir durch technische und organisatorische Maßnahmen sicher, dass Ihre Daten optimal gegen den unberechtigten Zugriff durch Dritte geschützt werden.
Diese Datenschutzhinweise gelten für das Onlineangebot der European Film Academy unter https://www.europeanfilmacademy.org/ sowie für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Anmeldeverfahren und der Teilnahme an Veranstaltungen der Academy.
I. ALLGEMEINE INFORMATIONEN
1. Verantwortliche Stelle und betrieblicher Datenschutzbeauftragter
Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
European Film Academy e.V.
Stralauer Allee 2A, 10245 Berlin
10719 Berlin
Telefon: +49 (0)30 887 167 0
E-mail: contact@europeanfilmacademy.org
Datenschutzbeauftragter der o.g. verantwortlichen Stelle ist Rainer Pyls. Er ist unter den oben angegebenen Kontaktdaten sowie unter privacy@europeanfilmacademy.org zu erreichen.
Im Folgenden informieren wir Sie über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung unserer Website, des Anmeldeverfahrens und der Teilnahme an Veranstaltungen der European Film Academy. Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person, z.B. Name, postalische Anschrift, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Nutzerverhalten usw.
2. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur soweit dies für die Bereitstellung einer funktionsfähigen Website und unserer Inhalte und Angebote, für das Anmeldeverfahren und die Teilnahme an unseren Veranstaltungen erforderlich ist und nachstehend beschrieben wird.
3. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur rechtmäßig, wenn für die Verarbeitung eine Rechtsgrundlage besteht. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung können gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a – f DSGVO insbesondere sein:
- Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO. Eine Einwilligung ist jede freiwillige für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer ausdrücklichen Erklärung oder einer sonstigen eindeutig bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist.
- Erforderlichkeit zur Vertragserfüllung oder Durchführung vorbereitender Maßnahmen gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO, d.h. die Verarbeitung Ihrer Daten ist erforderlich, damit wir Ihnen gegenüber begründete vertragliche Pflichten erfüllen können oder um einen Vertragsschluss mit Ihnen vorzubereiten.
- Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit c DSGVO, d.h. dass z.B. aufgrund eines Gesetzes oder sonstiger Vorschriften eine Verarbeitung der Daten vorgeschrieben ist.
- Verarbeitung zum Schutze lebenswichtiger Interessen der betroffenen Person gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit d DSGVO.
- Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. f DSGVO, d.h. dass die Verarbeitung erforderlich ist, um berechtigte Interessen unsererseits oder Dritter zu wahren, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten Ihrerseits, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.
4. Betroffenenrechte
Ihnen stehen die nachfolgenden Rechte hinsichtlich der Datenverarbeitung durch uns gemäß den jeweils aufgeführten Artikeln der Datenschutzgrundverordnung zu:
- Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO
- Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
- Löschungsrecht („Recht auf Vergessenwerden“) gemäß Art. 17 DSGVO
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
- Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
- Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
5. Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus dann erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.
II. DATENVERARBEITUNG
1. Datenerhebung beim Besuch der Webseite
Bei jedem Aufruf unserer Website erfassen unsere Systeme automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners:
a. Umfang der Datenverarbeitung
Beim Besuch unserer Webseite werden durch unseren Webserver folgende Daten erfasst und gespeichert:
- Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version
- aufgerufene URL
- Das Betriebssystem des Nutzers
- Den Internet-Service-Provider des Nutzers
- Die IP-Adresse des Nutzers
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Websites, von denen das System des Nutzers auf unsere Internetseite gelangt
- Websites, die vom System des Nutzers über unsere Website aufgerufen werden
Die Daten werden in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.
Die Speicherung erfolgt auf angemieteten Servern bei der Firma Hetzner Online GmbH, die in unserem Auftrag von der meap GmbH gewartet werden. Die Server liegen innerhalb der Europäischen Union.
b. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Das berechtigte Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO liegt in der Funktionsfähigkeit unserer Webseite und deren Verfügbarkeit.
c. Zweck der Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Die Speicherung der Daten erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.
d. Dauer der Speicherung
Die Logfiles werden nach sieben Tagen gelöscht, außer es besteht die Notwendigkeit aufgrund konkreter Ereignisse die Daten für den vorgenannten Zweck weiter vorzuhalten.
Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des zu einem konkreten Nutzer nicht mehr möglich ist.
e. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.
2. Mitgliederkonto, Anmeldung und Veranstaltungsteilnahme
a. Umfang der Datenverarbeitung
Als Mitglied des European Film Academy e.V. haben Sie Zugang zum passwortgeschützten Mitgliederbereich („Members‘ Area“) unserer Website. Hierzu müssen Sie sich mit Ihrer Mitgliedsnummer und Ihrem persönlichen Passwort anmelden.
Im Mitgliederbereich können Sie an Vorstands-, Präsidenten-, Filmwahlen (Nominierungs- und Preisträgerwahlen), an Abstimmungen über Satzungsänderungen und an Bewerbungsverfahren zum Vorstand teilnehmen. Sie können sich dort für die Teilnahme an der Verleihung des Europäischen Filmpreises anmelden. Sie haben die Möglichkeit Ihr Mitgliedsbeitragskonto, einschließlich der Mitgliedsbeitragsrechnungen einzusehen.
Im Mitgliederbereich bieten wir Ihnen außerdem Zugang zu Ihrem persönlichen Mitgliederprofil, in welchem Ihre personenbezogenen Daten aus dem Registrierungsformular zur Mitgliedschaft gespeichert sind: Vorname und Name, Berufsgruppe (membership category), Land für welches gewählt werden soll, (country for voting). Sie haben die Möglichkeit, die Angaben zu Ihrer Person in Ihrem persönlichen Mitgliederprofil um folgende Angaben zu ergänzen: Titel, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Postanschrift. Optional können Sie ein Profilbild von sich hochladen und folgende Daten angeben: Biographie bzw. Filmographie. Ferner können Sie festlegen, ob Ihr Mitgliederprofil lediglich für eingeloggte Mitglieder oder auch im öffentlichen Bereich der Website einsehbar ist. Wenn Sie sich für die Einsehbarkeit im öffentlichen Bereich der Website entscheiden, wird Ihr Mitgliederprofil unter der Rubrik „Join the community …“ in einem wechselnden Vorschaufenster angezeigt und kann von den Nutzern unserer Website dort sowie unter dem Menüpunkt „European Film Academy“ im Unterpunkt „Members“ in Detailansicht aufgerufen werden.
Ihre E-Mailadresse verwenden wir im Rahmen eines Mitglieder-E-Mail-Verteilers, für den Versand von Einladungen zu Mitgliederversammlungen, zur Teilnahme an verschiedenen Online-Wahlen (Vorstandswahlen, Präsidentenwahl, Filmwahlen), zu Abstimmungen über Satzungsänderungen oder sonstige Beschlussgegenstände sowie von Einladungen zum Europäischen Filmpreis und für Aufrufe zur Bewerbung auf Vorstandsämter. Außerdem verwenden wir Ihre E-Mailadresse für den Versand von allgemeinen Mitgliederinformationen und des Newsletters (eNews).
Der Versand der Mitglieder-E-Mails und des Newsletters (eNews) erfolgt über einen von der Hetzner Online GmbH angemieteten Server, der in unserem Auftrag von der systematrix Service UG (haftungsbeschränkt) gewartet wird. Der Server liegt innerhalb der Europäischen Union. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Hetzner Online GmbH oder die systematrix Service UG (haftungsbeschränkt) erfolgt nicht.
Sollten Sie Ihr persönliches Passwort vergessen haben, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihr Passwort durch Eingabe Ihrer Mitgliedsnummer oder Ihrer im Mitgliederprofil hinterlegten E-Mail-Adresse zurückzusetzen. Bei Nutzung dieser Funktion übersenden wir Ihnen einen Link an die von Ihnen in Ihrem Mitgliederprofil hinterlegte E-Mail-Adresse zu der Stelle in Ihrem Mitgliederbereich wo Sie Ihr persönliches Passwort festlegen können.
b. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Mitgliederkonto, der Anmeldung und Veranstaltungsteilnahme erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme an Wahlen, Abstimmungen, Bewerbungen und Veranstaltungen.
Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a) i.V.m. Artikel 7 DSGVO bzw. aufgrund unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 f DSGVO.
c. Zweck der Datenverarbeitung
Die personenbezogenen Daten werden für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses, der Anmeldung zu und der Teilnahme an Veranstaltungen verarbeitet. Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir zur elektronischen Kontaktaufnahme zu Informationszwecken. Insbesondere für Einladungen zu Mitgliederversammlungen, zur Teilnahme an verschiedenen Online-Wahlen (Vorstandswahlen, Präsidentenwahl, Filmwahlen), zu Abstimmungen über Satzungsänderungen oder sonstige Beschlussgegenstände sowie von Einladungen und zur Anmeldung zum Europäischen Filmpreis und für Aufrufe zur Bewerbung auf Vorstandsämter.
d. Dauer der Speicherung
Vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten nur solange gespeichert, bis Sie sie aus Ihrem persönlichen Mitgliederprofil löschen bzw. solange dies zur Erreichung des Zwecks der Verarbeitung erforderlich ist. Sie können Ihr persönliches Mitgliederprofil auch jederzeit komplett löschen.
e. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Der Nutzer kann ein von ihm angelegtes persönliches Mitgliederprofil jederzeit löschen, bzw. hat die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der dafür gespeicherten personenbezogenen Daten zu widerrufen oder einer weiteren Nutzung zu widersprechen. Ein Widerspruch bzw. Widerruf führt automatisch zu einer Löschung des persönlichen Mitgliederprofils und aller darin gespeicherten Daten.
3. Newsletter
a. Umfang der Datenverarbeitung
Es besteht die Möglichkeit, auf unserer Webseite einen kostenfreien Newsletter (eNews) zu abonnieren, mit welchem wir Sie ein bis zweimal monatlich im Jahresdurchschnitt über den Europäischen Filmpreis, die verschiedenen Aktivitäten, Projekte und Weiterbildungsveranstaltungen der European Film Academy informieren. Außerdem behandeln die eNews aktuelle gesellschafts- und filmpolitische Themen. Dabei werden bei der Anmeldung zum Newsletter die Daten aus der Eingabemaske an uns übermittelt. Darüber hinaus werden das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung für den Newsletter sowie die verwendete IP-Adresse gespeichert. Im Rahmen des Double-Opt-In-Bestätigungsprozesses Ihrer Newsletteranmeldung werden außerdem das Datum und die Uhrzeit zu der Sie den Bestätigungslink für die Newsletteranmeldung anklicken sowie die dabei verwendete IP Adresse gespeichert.
Der Versand des Newsletters an Ihre E-Mail-Adresse erfolgt über einen von der Hetzner Online GmbH angemieteten Server, der in unserem Auftrag von der systematrix Service UG (haftungsbeschränkt) gewartet wird. Der Server liegt innerhalb der Europäischen Union. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Hetzner Online GmbH oder die systematrix Service UG (haftungsbeschränkt) erfolgt nicht.
b. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten bei der Anmeldung für den Newsletter ist die damit erklärte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit a DSGVO.
c. Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der Speicherung der E-Mailadresse ist die Möglichkeit der elektronischen Kontaktaufnahme zu Informationszwecken. Datum und IP Adresse der Anmeldung sowie der Bestätigung der Anmeldung werden erfasst, um die Einwilligung in den Newsletterversand beweissicher zu dokumentieren und Missbrauch auszuschließen.
Die Weitergabe an den Dienstleister erfolgt zum Zwecke des Versands der Newsletter als Massenversand.
d. Dauer der Speicherung
Soweit Sie in den Empfang der Newsletter ausdrücklich eingewilligt haben, löschen bzw. sperren wir die E-Mailadresse für den Newsletterversand erst, nachdem Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben. Die im Zusammenhang mit der Bestätigung der Newsletterbestellung erhobenen Daten werden genauso lange gespeichert.
e. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie können Ihre Einwilligung zur Nutzung Ihrer E-Mailadresse für die Versendung unseres Newsletters jederzeit und ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass Ihnen hierbei Kosten entstehen, die über die Gebühren Ihres Kommunikationstarifs hinausgehen. Sie können hierfür den Link, der in jedem Newsletter am Ende steht, betätigen oder uns Ihren Widerruf an die am Anfang dieser Erklärung angegebene Postanschrift oder an newsletter@europeanfilmacademy.org übersenden. Im Fall eines Widerrufs per Post oder E-Mail kann die Umsetzung der Löschung oder Sperrung bis zu 5 Werktage in Anspruch nehmen; in diesem Zeitraum kann es noch zu Newsletterversendungen kommen.
4. Kontaktseite
a. Umfang der Datenverarbeitung
Wir bieten unter der Rubrik „Contact“ die Möglichkeit an, per E-Mail-Verlinkung mit uns in Kontakt zu treten. Dabei werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert.
b. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge der Übersendung einer an uns gerichteten E-Mail übermittelt werden, ist Art. 6 Abs. 1 lit. f und ggfs. auch lit. a DSGVO. Das berechtigte Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO liegt in der Beantwortung einer Nutzeranfrage.
c. Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der Datenspeicherung ist die Kontaktaufnahme auf Wunsch des Websitenutzers.
d. Dauer der Speicherung
Die Daten werden solange gespeichert, wie dies zur Erledigung der Anfrage, bzw. der sich hieran ggf. anschließenden Konversation notwendig ist. Soweit es sich hierbei um nach dem Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtige Handelsbriefe handelt, werden diese darüber hinaus für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert.
e. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Der Nutzer hat jederzeit die Möglichkeit, seine Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen oder einer weiteren Nutzung zu widersprechen. Nimmt der Nutzer per E-Mail Kontakt mit uns auf, so kann er der Speicherung seiner personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen. Eine Löschung kann nur erfolgen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gegeben ist; in diesem Fall werden die Daten aber für eine andere Verwendung gesperrt. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt werden.
5. Fotoaufnahmen im Rahmen unserer Veranstaltungen
a. Umfang der Datenverarbeitung
Im Rahmen unserer Veranstaltungen, behalten wir uns vor, Bild- und Tonaufnahmen von Künstlern, Besuchern und dem Veranstaltungsort zu erstellen, zu verarbeiten und zu verbreiten, soweit im Einzelfall nicht widersprochen wird. Hierauf wird bereits bei der Anmeldung zu der Veranstaltung in geeigneter Weise hingewiesen. Die Nutzung der Aufnahmen geschieht etwa in Form von Beiträgen und Fotogalerien auf den Webseiten, in Newslettern und weiteren Publikationen der European Film Academy. Des Weiteren werden die angefertigten Bild- und Tonaufnahmen auch zur Information über unsere Veranstaltungen, auf den Social-Media-Kanälen, also insbesondere Facebook, Twitter, Instagram und YouTube, eingesetzt. Die erstellten Bild- und Tonaufnahmen werden im Rahmen unserer Pressearbeit zudem an Medienvertreter von Zeitungen sowie Rundfunksendern und Onlineredaktionen zur redaktionellen Berichterstattung weitergegeben. Auch den an der jeweiligen Veranstaltung beteiligten Partnerunternehmen, -organisationen oder -institutionen können wir Bild- und Tonmaterial zur individuellen Nachberichterstattung zur Verfügung stellen.
b. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage ist dabei Art 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, im Rahmen unserer PR- und Öffentlichkeitsarbeit über die EVA-Veranstaltungen zu informieren und auf sie aufmerksam zu machen.
c. Zweck der Datenverarbeitung
Die Bild- und Tonaufnahmen von Künstlern, Besuchern und dem Veranstaltungsort werden zu Zwecken der PR- und Öffentlichkeitsarbeit sowie zur Förderung der Bekanntheit der präsentierten Filme, Filmschaffenden und Veranstaltungen verarbeitet.
d. Dauer der Speicherung
Wir verarbeiten und speichern die Aufnahmen nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Zwecks der Verarbeitung erforderlich ist bzw. solange eine Verpflichtung zur Speicherung besteht.
e. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Betroffenen können gegen die Nutzung der Aufnahmen Widerspruch erheben. Dieser kann an die unter Ziffer I. 1. angegebenen Kontaktdaten gerichtet werden.
6. Einsatz von Cookies
a. Allgemeine Informationen zu Cookies
Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei der Nutzung unserer Website Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt, bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.
Diese Website nutzt folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise im Folgenden erläutert werden:
- Transiente Cookies,
- Persistente Cookies.
Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.
Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.
Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z. B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Sog. „Third Party Cookies“ sind Cookies, die durch einen Dritten gesetzt wurden, folglich nicht durch die eigentliche Website auf der man sich gerade befindet. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie durch die Deaktivierung von Cookies eventuell nicht alle Funktionen dieser Website nutzen können.
7. Google Analytics
a. Umfang der Datenverarbeitung
Unsere Website benutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Inc. („Google“). Diese Software erhebt Informationen darüber wie Sie die Website nutzen und erstellt daraus verschiedene Statistiken. Zu den erhobenen Nutzungsdaten gehört insbesondere die konkrete Auswahl von Links, die Verweildauer auf einzelnen Seiten und Reihenfolge der Nutzung der Website, die Häufigkeit des Seitenaufrufs. Diese Daten werden gemeinsam mit Ihrer IP-Adresse erhoben. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.
Google Analytics verwendet sog. „Cookies“, Textdateien, die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Website durch Sie ermöglichen. Die durch den Cookie erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Website werden in der Regel an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert. Wir haben eine sogenannte IP-Anonymisierung auf unserer Website aktiviert, d.h. die IP-Adresse wird von Google innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union oder in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum vor einer Weiterübertragung in die USA zuvor gekürzt.
Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Google selbst beschreibt hier https://www.google.com/policies/privacy/ seine Datenverarbeitungstätigkeit.
b. Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten bei der Nutzung der Website ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO liegt in dem Interesse an einer kundenorientierten Gestaltung der Website, die den Ansprüchen der Nutzer gerecht wird und deren Nutzungspräferenzen berücksichtigt. Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten an Google sind Art. 28 Absatz 3, Art. 45 Absatz 3 DSGVO. Der Dienstleister ist unter dem Privacy Shield Framework zertifiziert und unterliegt daher der Angemessenheitsentscheidung (Durchführungsbeschluss 2016/1250) der EU-Kommission, d.h. das Datenschutzniveau bei dem Dienstleister ist als gleichwertig mit der DSGVO anerkannt, obwohl er seinen Sitz in den USA hat.
c. Zweck der Datenverarbeitung
Die Verarbeitung dient dem Zweck der Analyse dieser Website und des Nutzungsverhaltens ihrer Besucher.
d. Dauer der Speicherung
Die Daten werden bereits direkt nach der Erhebung anonymisiert. Personenbezogene Daten werden daher nur im Rahmen der Übertragung erhoben und nicht dauerhaft gespeichert.
e. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Sie können die Speicherung der Cookies einschließlich der Generierung und Übertragung der Daten an Google dadurch verhindern, dass Sie der Setzung von Cookies in Ihrer Browser-Software einschränken oder untersagen. Dies kann dazu führen, dass gegebenenfalls auch nicht mit Google zusammenhängende Cookies deaktiviert werden und nicht sämtliche Funktionen dieser Website vollumfänglich genutzt werden können.
Sie können die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) und deren Übertragung an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de
8. SSL-Verschlüsselung
Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.
HINWEISE ZUM DATENSCHUTZ FÜR BEWERBUNGEN AUF EINE STELLE BEI DER EFA
1. Einleitung
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist für uns, die European Film Academy, ein sehr wichtiges Anliegen. Mit diesen Hinweisen möchten wir Sie entsprechend Art. 13 und Art. 14 der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über die Datenverarbeitung im Rahmen Ihrer Bewerbung bei der European Film Academy informieren.
2. Begriffserklärung
Die datenschutzrechtlichen Begriffe, die im Folgenden verwandt werden, sind in Art. 4 DSGVO definiert. Der vollständige Text der DSGVO ist im Internet unter folgendem Link verfügbar:
http://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0679&from=DE
3. Verantwortliche und betrieblicher Datenschutzbeauftragter
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO und anderer Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten der EU und anderer datenschutzrelevanter Vorschriften ist:
European Film Academy e. V.
Kurfürstendamm 225
10719 Berlin
Telefon: +49 30 887 167 0
E-Mail: efa(at)europeanfilmacademy.org
Datenschutzbeauftragter der o.g. verantwortlichen Stelle ist Rainer Pyls. Er ist unter den oben angegebenen Kontaktdaten sowie unter privacy(at)europeanfilmacademy.org zu erreichen.
4. Zweck und Umfang der Datenverarbeitung
Die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten werden zum Zwecke der Durchführung des Auswahlverfahrens mit dem Ziel der Besetzung einer konkreten Position bei der European Film Academy verarbeitet. Hierbei wird geprüft, inwiefern die personenbezogenen Daten des Bewerbers mit dem Anforderungsprofil übereinstimmen.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen. Wir raten ausdrücklich davon ab, besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO im Rahmen Ihrer Bewerbung anzugeben, aus denen rassistische und ethische Herkunft, politische Meinung, religiöse oder weltanschauliche Überzeugung, Gesundheitsdaten usw. hervorgehen.
5. Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erfolgt auf der Grundlage von Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 S. 1, Abs. 8 S. 2 BDSG. Nach Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 S. 1 ist die Datenverarbeitung u.a. für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erlaubt. Wir verarbeiten nur Daten, die für die Entscheidung erforderlich sind.
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der Daten
Empfänger der erhobenen Daten sind die Personen innerhalb der European Film Academy, die jeweils mit der Bearbeitung des Bewerbungsverfahrens betraut sind. Eine Weitergabe Ihrer Daten an externe Empfänger erfolgt grundsätzlich nicht. Ausnahmsweise kann eine Datenweitergabe notwendig sein, sofern wir aufgrund gesetzlicher Vorgaben zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind oder an externe Dienstleister, die in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter tätig sind oder für uns Funktionen übernehmen.
7. Dauer der Speicherung
Wir speichern Ihre Daten zunächst für die Dauer des Bewerbungsprozesses. Die im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhobenen Daten werden im Falle einer Ablehnung des Bewerbers längstens für einen Zeitraum von sechs Monaten aufbewahrt. Die Daten werden nicht für mögliche spätere Stellenangebote aufbewahrt. Im Falle einer Einstellung werden die Daten in die Personalakte überführt.
Längere Speicherfristen können sich allenfalls daraus ergeben, dass die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen vor einer Behörde notwendig sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Daten werden so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung dieser Zwecke erforderlich ist.
8. Drittlandtransfer
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR oder an internationale Organisationen findet nicht statt.
9. Ihre Rechte
Ihnen stehen die nachfolgenden Rechte hinsichtlich der Datenverarbeitung durch uns gemäß den jeweils aufgeführten Artikeln der Datenschutzgrundverordnung zu:
• Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO
• Löschungsrecht („Recht auf Vergessenwerden“) gemäß Art. 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO
• Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
10. Automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.
11. Auswirkung der Nichtmitteilung
Werden die genannten personenbezogenen Daten nicht zur Verfügung gestellt, können wir diese nicht erheben. Es können ggf. die einzelnen beschriebenen Zwecke nicht erreicht werden. Beispielsweise kann Ihre Bewerbung für ein bestimmte Stelle nicht berücksichtigt werden.
12. Cookie-Einwilligung mit Consent Manager Provider
Unsere Website nutzt die Cookie-Consent-Technologie von Consent Manager Provider, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies auf Ihrem Endgerät einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren. Anbieter dieser Technologie ist die Jaohawi AB, Håltegelvägen 1b, 72348 Västerås, Schweden, Website: https://www.consentmanager.de (im Folgenden „Consent Manager Provider“).
Wenn Sie unsere Website betreten, wird eine Verbindung zu den Servern von Consent Manager Provider hergestellt, um Ihre Einwilligungen und sonstigen Erklärungen zur Cookie-Nutzung einzuholen. Anschließend speichert Consent Manager Provider ein Cookie in Ihrem Browser, um Ihnen die erteilten Einwilligungen bzw. deren Widerruf zuordnen zu können. Die so erfassten Daten werden gespeichert, bis Sie uns zur Löschung auffordern, den Consent-Manager-Provider-Cookie selbst löschen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
Der Einsatz von Consent Manager Provider erfolgt, um die gesetzlich vorgeschriebenen Einwilligungen für den Einsatz von Cookies einzuholen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.